Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise

Die Imperial Nexus GmbH betreibt die Software „Schülerbeförderung" zur Verwaltung des Schülertransports. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Vorschriften (DSGVO, BDSG, Niedersächsisches Schulgesetz).

2. Verantwortlicher

Imperial Nexus GmbH
Ostertor 36, 31180 Giesen
E-Mail: info@imperialnexus.de
Handelsregister: HRB 210287, Amtsgericht Hildesheim
Geschäftsführung: Reza Borji, Hadis Bagheri
Ansprechperson für Datenschutz: Hadis Bagheri

Rollen: Für die Verarbeitung der Schüler-, Eltern- und Fahrtdaten im Rahmen der Schülerbeförderung ist in der Regel der jeweilige Auftraggeber (z. B. Landkreis, Schule oder Beförderungsunternehmen) Verantwortlicher. Die Imperial Nexus GmbH verarbeitet diese Daten insoweit als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Für den Betrieb und die Sicherheit der Plattform selbst (Benutzerkonten, Anmelde- und Sicherheitsprotokolle) ist die Imperial Nexus GmbH Verantwortliche.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Schülerdaten

• Name, Klasse, Schulzugehörigkeit
• Beförderungsstatus (z. B. eingestiegen, abwesend, anwesend) und die Angabe, wer ihn erfasst hat
• Abwesenheitszeiträume und -gründe
• Ärztliche Bescheinigungen (Dateien, zugriffsgeschützt gespeichert); dabei handelt es sich um Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO
• Fahrer- und Firmenzuordnung
• Fahrtprotokolle (Datum, Uhrzeit, Fahrtrichtung, Status)

Geburtsdatum und Wohnanschrift der Schülerinnen und Schüler werden nicht gespeichert.

3.2 Elterndaten

• Name, Telefonnummer und Anschrift
• E-Mail-Adresse, Benutzername und gehashtes Passwort, bevorzugte Sprache
• Einstellung zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und kurzzeitig gültige Anmeldecodes
• Krankmeldungen und Abwesenheitsmitteilungen

3.3 Mitarbeiterdaten (Fahrer, Lehrkräfte, Schulpersonal, Beförderungsunternehmen, Landkreis)

• Name, Benutzername bzw. E-Mail-Adresse und gehashtes Passwort
• Zugeordnete Schule bzw. Klassen (bei Lehrkräften und Schulpersonal)
• Einstellung zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und kurzzeitig gültige Anmeldecodes
• Transportprotokolle (Datum, Zeit, Status)
• Elektronische Unterschriften unter den Monatsreports (Fahrer, Beförderungsunternehmen, Schule)
• Freitext-Notizen von Schule und Lehrkräften

3.4 Technische Daten und Protokolle

• Anmeldeprotokoll: Benutzername, Rolle, Erfolg oder Misserfolg der Anmeldung, IP-Adresse und Zeitpunkt
• Aktivitätsprotokoll: durchgeführte Aktionen mit Rolle, Benutzername und Zeitpunkt
• Zugriffstoken (befristet gültig), Anmeldecodes und Links zum Zurücksetzen von Passwörtern (befristet gültig)
• Serverprotokolle des Webservers (u. a. IP-Adressen)
• Hilfe-Anfragen: Name, E-Mail-Adresse und Nachrichtentext
• Sicherungskopien der Datenbank

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Bereitstellung der Plattform und Durchführung der Beförderung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO – Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Schülerbeförderung durch den jeweiligen Verantwortlichen) in Verbindung mit den einschlägigen schul- und datenschutzrechtlichen Vorschriften des Landes Niedersachsen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse (IT-Sicherheit, Missbrauchserkennung, Betrieb der Plattform)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung der Erziehungsberechtigten
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – Ausdrückliche Einwilligung der Erziehungsberechtigten, soweit Gesundheitsdaten (ärztliche Bescheinigungen) übermittelt werden

5. Speicherdauer

Die Speicherdauer richtet sich nach den Vorgaben des jeweiligen Verantwortlichen. Standardmäßig gilt:

• Transportprotokolle: 730 Tage (2 Jahre)
• Ärztliche Bescheinigungen: 365 Tage (1 Jahr)
• Monatsreports: entsprechend den gesetzlichen bzw. vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsfristen des Verantwortlichen
• Zugangsdaten: Bis zur Beendigung des Vertragsverhältnisses bzw. zur Löschung des Benutzerkontos
• Anmelde-, Aktivitäts- und Serverprotokolle: nur so lange, wie es für Zwecke der IT-Sicherheit erforderlich ist

6. Datensicherheit

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS)
• Token-basierte Authentifizierung für alle API-Zugriffe; Zugriffstoken sind nur befristet gültig
• Rollenbasierte Zugriffsrechte (jede Rolle sieht nur die für sie erforderlichen Daten)
• Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail-Code
• Begrenzung von Anmeldeversuchen
• Zugriffsgeschützter Dokumentenspeicher für medizinische Dateien
• Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern als Hash (bcrypt)
• Regelmäßige Datensicherungen

7. Ihre Rechte (Betroffenenrechte)

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte: info@imperialnexus.de

Betrifft Ihre Anfrage Daten, für die ein Auftraggeber (z. B. Landkreis oder Schule) Verantwortlicher ist, leiten wir sie an diesen weiter bzw. unterstützen ihn bei der Bearbeitung.

8. Beschwerderecht

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
Telefon: +49 511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Website: www.lfd.niedersachsen.de

9. Weitergabe von Daten und Empfänger

• Landkreis: Monatsreports im Rahmen der gesetzlichen Berichtspflicht
• Schulen, Beförderungsunternehmen, Fahrer und Lehrkräfte: Zugriff nur auf die Daten, die für ihre jeweilige Rolle erforderlich sind
• Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO)
• E-Mail-Versand: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO)
• Keine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken

10. Cookies und lokale Speicherung

Diese Anwendung verwendet keine Cookies. Für die Sitzungsverwaltung wird ausschließlich der lokale Browserspeicher (localStorage) verwendet. Dieser wird beim Ausloggen gelöscht.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Version ist stets unter dieser Adresse abrufbar.